• 28.05.2018

    Offre d'emploi : Adjoint(e) aux programmes, Programme Développement de carrière

    Poste : Adjoint(e) aux programmes, Programme Développement de carrière

    Statut : Poste temporaire (Remplacement de congé de maternité)

    Rémunération : Selon l’échelle 249, classe 5 – Préposé(e) aux renseignements, du gouvernement du Québec (36 745 $ à 46 461 $)

    Employeur : Office Québec-Monde pour la jeunesse

    Lieu de travail : Bureau de Québec, 200, chemin Ste-Foy, bureau 1.20, 

    Entrée en fonction : Juin 2018

    Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur curriculum vitae ainsi qu’une lettre de motivation, par courrier électronique, au plus tard le mardi 5 juin, 17h, à l’attention de Caroline Côté, attachée d’administration, responsable des ressources humaines et des services internes à l’adresse suivante : ressourceshumaines(at)lojiq.org

    Sommaire des responsabilités :

    Sous l’autorité du directeur général adjoint, responsable des programmes, et sous la supervision du coordonnateur et du chargé de projet du programme Développement de carrière, l’adjoint aux programmes a pour principale fonction d’apporter son soutien et d’assister les coordonnateurs de programmes et les chargés de projets dans l’exécution de leurs fonctions aux chapitres du suivi des dossiers de projets, des relations avec les partenaires et participants et de la logistique.

    Description :

    Suivi des dossiers/projets/participants 

    • Vérifie les dossiers soumis par les candidats dans Salesforce et s’assure de l’exactitude et de la complétude des données fournies 
    • Participe aux suivis relatifs à la sélection des projets, notamment en préparant tout rapport requis pour la sélection, en produisant les réponses et en entrant les informations requises dans Salesforce
    • Assure le suivi des projets acceptés sous condition, en vérifiant si les conditions exigées sont rencontrées dans les délais requis 
    • Inscrit dans Salesforce toute information nécessaire au cheminement adéquat des dossiers

    Relations avec participants et partenaires

    • Assure un suivi des demandes générales de la clientèle relatives à son programme
    • Répond aux demandes d’information relatives au suivi des dossiers et, au besoin, accompagne les participants et les responsables de projets de groupe dans leur démarche
    • Collabore au suivi des relations avec les partenaires internationaux et les partenaires au Québec
    • Recherche de contacts et relayeurs d’information pour la diffusion des appels à candidatures
    • Maintien à jour de la liste de contacts
    • Assure le suivi de toute demande acheminée à la direction des programmes
    • Participe à l’accueil de participants ou de partenaires, selon les besoins

    Logistique

    • Soutient les professionnels ou la direction dans la préparation des missions
    • Contribue à l’organisation de réunions et de conférences téléphoniques, notamment en réservant des salles et en préparant la documentation requise
    • Développe divers outils de travail
    • Classe les dossiers et contribue à l’élagage et à l’archivage, selon les procédures établies
    • Produit différents rapports à partir de recherches et de requêtes dans Salesforce
    • Prends les notes et rédige des comptes rendus de réunions 
    • Rédige, saisit, révise et/ou met en forme des lettres, rapports ou autres documents

    Exécute toute autre tâche qui peut lui être confiée au sein de la direction des programmes.

    Qualifications requises :

    • Diplôme en bureautique ou en secrétariat. Une expérience professionnelle pertinente peut compenser l’absence de diplôme
    • Expérience pertinente au poste d’au moins une année sur le marché du travail
    • Très bonne maîtrise de la langue française parlée et écrite; la connaissance d’une autre langue constitue un atout important
    • Très bonne connaissance des logiciels de traitement de texte et des outils informatiques d’usage courant
    • Facilité à travailler en équipe
    • Sens de l’organisation et rigueur
    • Autonomie et initiative