Technicien·ne en administration

• Poste : Technicien·ne en administration
• Classe d’emploi : Technicien·nes en administration (classe 264)
• Employeur : Office Québec-Monde pour la jeunesse (OQMJ)
• Statut : Poste permanent, temps plein
• Lieu de travail : Bureau LOJIQ de Québec (200, chemin Sainte-Foy, bureau 1.20)
• Entrée en fonction : Dès que possible

Vous aimeriez contribuer aux efforts d’une organisation qui fait la différence chez les jeunes adultes du Québec?

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Au service des jeunes et de la société d’aujourd’hui et de demain

LOJIQ – Les Offices jeunesse internationaux du Québec, organisme gouvernemental, est le regroupement d’organismes de mobilité internationale jeunesse. Ils permettent d’ouvrir le monde aux jeunes adultes, de générer des opportunités favorisant l’éclosion de leur talent et d’offrir une des meilleures ressources de mobilité jeunesse.

La mission de LOJIQ est de favoriser le développement professionnel et personnel des jeunes adultes du Québec de 18 à 35 ans, en leur permettant de réaliser des programmes de mobilité et d’échange aux effets durables au Québec, au Canada et à l’international, notamment en Francophonie.

Sous la supervision de la coordonnatrice – Ressources financières et matérielles, et sous la direction du directeur général adjoint Administration et TI, en étroite collaboration avec la directrice Gestion des talents et Culture organisationnelle, le·la technicien·ne en administration apporte un soutien administratif et comptable à la clientèle interne (les employés) et externe (les participants) dans le cadre de programmes de mobilité jeunesse au Québec, au Canada et ailleurs dans le monde.

Volet paiement des prestations aux participants :

• Vérifie et concilie les données budgétaires contenues dans le système comptable Accounting Seed et le système de gestion des relations avec les clients (GRC) SalesForce (formation à l’interne);
• Effectue le traitement des prestations financières de mobilité (bourses) aux participants : s’assure de la validité des pièces justificatives jointes aux dossiers informatiques des participants, effectue le suivi et le paiement dans les délais prévus.

Volet rémunération (paie et conditions d’emploi) :

• Assiste la responsable RH dans le dossier de formation des équipes et sa reddition de compte;
• Assure la gestion des processus d’assiduité et prépare les rapports à cet effet;
• Prépare et tient à jour les fiches du personnel dans le système de gestion de la paie (EmployeurD);
• Prépare et saisit la paie du personnel, émet les relevés de fin d’emploi et effectue les procédures de fin d’année (facteurs d’équivalence, T4, relevés 1, etc.);
• Répond aux demandes d’information relativement au traitement de la paie, à l’assurance collective, au régime de retraite, au programme d’aide aux employés, aux banques de vacances et maladie, aux droits parentaux, etc.;
• Participe à la reddition de comptes touchant la rémunération et formation;
• Assiste la direction dans la préparation des États financiers pour le volet de rémunération et formation.

Volet Comptabilité :

• Assiste la coordonnatrice – Ressources financières et matérielles dans la réalisation de son travail comptable (écritures, conciliations bancaires, préparation de rapports, vérification, états financiers, facturation, reddition de comptes, etc.);
• Effectue la saisie comptable et assure le paiement des dépenses de fonctionnement des Offices.

Volet Soutien administratif :

• Effectue le suivi des ressources matérielles pour le bureau de Québec (achat des fournitures, inventaires, etc.);
• Soutien le personnel du bureau de Québec dans leurs besoins professionnels de déplacement (réservations, remboursements, etc.);
• Apporte un soutien quotient dans les opérations courantes du bureau de Québec;
• Gère la petite caisse du bureau de Québec.

Exécute toute autre tâche à la demande de son supérieur.

• Diplôme d’études collégiales en techniques administratives ou en comptabilité (DEC) ou tout autre domaine connexe;
• Un minimum de quatre années d’expérience pertinente dans le domaine de l’emploi (dont au moins une année dans le service de paie) ;
• Très bonnes connaissances de la comptabilité;
• Très bonne maîtrise de la langue française parlée et écrite;
• Fortes aptitudes à réaliser des analyses financières et à concevoir des rapports;
• Capacité d’effectuer des suivis budgétaires, d’établir des échéanciers et d’exercer un contrôle.

Compétences et habiletés recherchées

• Grandes habiletés à utiliser divers outils informatiques, notamment la suite Office (Word, Excel, etc.);
• Rigueur, souci du détail et de l’exactitude;
• Esprit d’analyse et de résolution de problèmes;
• Aptitudes à travailler en équipe et à communiquer efficacement;
• Autonomie, initiative, sens de l’organisation;
• Ouverture d’esprit, habileté à développer et maintenir des relations harmonieuses, à l’interne comme à l’externe;
• Attitude positive et collaborative.

L’organisation offre d’excellentes conditions de travail.

LOJIQ s’engage à soutenir et à encourager la diversité de sa main d’œuvre. Cet engagement se traduit par des actions, en cohérence avec la Loi sur l’accès à l’égalité à l’emploi dans les organismes publics.

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